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第10 章 管理要注重时效（第3页）

如果你珍惜时间，那么当你待在把猴子当宠物的人身边时，必须小心。他们最可能做的一件事就是：放一只猴子到你背上。你不得不花费大量的时间来对付这猴子。不要接受任何别人想给你的问题或责任（例如猴子），如果你接受所有找上门的问题，你的生活会变成一场噩梦。许多经理人花费几天、几个月甚至几年的时间处理从他们的下属那儿跳到自己背上的“猴子”。

一个通信公司的总经理最近很烦恼。他的问题是：为什么事情总也做不完？每当有危机发生时，即使是微不足道的危机，职员都会找上他，期望他解决所有的问题。当咨询专家向他提起猴子原则时，他明白了。他发现他们的系统变得非常可笑，他实际上在为那些应该替他做事的人做事，于是他采取措施让职员自己解决问题。几个礼拜后，他变得神采奕奕——一切又在他的掌握之中了。

如果有一只“猴子”跳到你的背上，猴子专家的建议是：1。记住世上到处都是“猴子”，只要挑一只你真正关心的即可。

2。让别人照顾他们自己的“猴子”，如果他们根本不打算处理，你就不该企图解决别人的问题；只要你确定帮忙结束后他们会自己照顾猴子，偶尔伸出援手并没有什么不好。

3。如果你是经理人，指派“猴子”给机构里能干的人，训练他们处理新任务——一个经理人的成功与否，应该以他可以让部属做什么事情来衡量。

猴子专家说：“你的时间永远都不够应付那些争相引起你注意的猴子。如果你让每只猴子都爬到你背上，不但对你不好，对猴子也不好，接手不合适的猴子可能会让合适的猴子因为缺乏关注而憔悴。但是如果你说服别人照顾自己的猴子，并适时给予应有的爱与关注，这些猴子可能会变成非常可爱的宠物。”

《费城咨询报》的前执行编辑吉恩·罗伯特正是运用这种猴子管理技巧的佼佼者。罗伯特在报社的18年中，《费城咨询报》惊人地获得了17次普利策奖。当然，罗伯特不可能亲自写所有的文章、拍摄所有的照片，他是通过别人来做的，他最喜欢的技巧之一就是远离部属的“猴子”。

罗伯特的同事记得他在同他们开会时会长时间精神恍惚似的保持沉默，这有强迫别人说话的效果。他以前的同事比尔·可维奇说：“他有一次告诉我，他所学到的最重要的人事管理经验是：‘只要注意听，让属下尽量能说多少就说多少。’大部分人都会解决自己的问题，给你一个答案。”

西屋电脑公司的总经理路易斯·迪席勒是一个平易近人的管理者。他办公室门上的标语是：“不要带问题给我，带答案来。”

迪席勒的这种方式不错。但必须注意的是，如果你是经理人，你也应该让部属不会害怕，把他们的问题告诉你。许多公司就是因为部属不敢让主管知道坏消息而陷入困境。我的建议是鼓励部属放心地将坏消息说出来，但是一定要附带解决的提议。

把握事情的轻重

我们先来做个小测试。看看下面列出的几条中，哪些与你的情形相似。

1。先做喜欢做的事，再做不喜欢做的事；2。先做熟悉的事，后做不熟悉的事；3。先做容易做的事，再做难做的事；4。先做紧迫的事，后做不紧迫的事；5。先做资料齐备的事，再做资料不齐备的事；6。先做已安排好时间的事，后做没有安排好时间的事；7。先做有趣的事，再做枯燥的事；8。先做别人的事，后做自己的事；9。先做只需花费少量时间就可做好的事，再做需要大量时间才能做好的事；

10。先做经过筹划的事，后做未经筹划的事。

不知上面所述的情形有多少是与你相似的。如果你的回答是“我就是那样做的”，那就太糟糕了。从这个角度来讲，你不算是一个很会做事的人。

面对繁杂的事情，哪些应该优先对待？哪些应该拖延处理甚至不予处理？我们都知道有一个处理事情的原则：按事情的轻重缓急来办。

也就是说，我们应当按照事情的“重要程度”来处理。那么判断事情重要程度的贡献标准是什么呢？具体说来，不同的情形会有不同的标准，但有一个标准我想是我们每个人都应该牢记在心的：对实现目标的贡献度大小。对实现目标贡献越大的事情越重要，对实现目标贡献越无意义的越不重要，它们越应延后处理。当然，在此有一个前提，那就是你得时刻清楚自己的目标。当目标失去时，先做哪件事都无关紧要。

很多道理我们都很清楚，但是，现实却总是相反。在管理工作中，最具威胁性的莫过于“先做紧迫的事，后做不紧迫的事”了。我们可能经常把每日待处理的事区分为三个层次：（1）今天“必须”做的事（最为紧迫的事）；（2）今天“应该”做的事（有点紧迫的事）；（3）今天“可以”做的事（不紧迫的事）。当然，对自己要做的事进行整理是一个好的习惯，但错误的却是排错了事情的优先次序。

有时，重要的事也是紧迫的事，但是，在很多情况下，愈是重要的事愈不紧迫。例如参加管理技能培训，向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人等甚至个人生活中的诸如减肥、戒烟、检查健康状况、补牙、立遗嘱等都是重要的事，但不是紧迫的事。它们往往因为不具有紧迫性而被无限期地延迟进行。

还有许多紧迫的事情，它们通常都不是重要的事情，比如说，不速之客的拜访、外来的电话等。我们无须总是在“救火”。

降低你的工作量

在原始社会里，唯一的能量来源就是人类自己。但成人平均可以产生的能量不到一匹马的110，显然，单独依赖人力的社会走不了多远。而一个人如果只靠自己单打独斗更不可能活得久。有时候你会听到人们抱怨：对那些一辈子拼命工作却以贫困告终的人来说，人生并不公平。但这并不是公不公平的问题，老天爷只是比较眷顾那些知道如何有效开发能量的社会或个人。

在现代工业社会里，对我们人类来说，非常紧缺的一项“能量”——更确切地说应该称作“资源”——就是时间。抱怨时间太少的人太多，而知道如何去利用时间的人却太少。

问问你自己：“有没有简单一点的方法？”找出一个简单的方法可能是你所做的最聪明的一件事。别将忙碌与效率混为一谈，有时候企业里最好的职员最有生产力的时间，就是在做白日梦时。

骑自行车的人走不远。假如你过于忙碌地工作而没有时间去思考你做的事，你将无法充分利用你的成就。减少工作量，让你在活动间隙有一段时间可以反省你刚完成与思考过的事情——这有什么意义，如何利用你曾经做过的事，同时还让你有时间思考是否还有其他的方式，以及你是如何与别人配合的……你可以检查存货，储藏室的档案柜里也许有尚未使用的资源可以利用。

减少工作量你才有空做广泛而非狭隘的研究。假如你过于专注于自己小小的领域，你不会知道其他领域也许对你目前从事的事有极大的影响。除非有时间广泛涉猎、学习他人所做的事，否则创新不可能发生。

凡事必有先后顺序

一对夫妇决定带他们的孩子去欧洲的迪士尼乐园玩。他们的计划大致是这样的：周五晚上乘飞机飞往巴黎，晚些时候到达；周六早上吃完早餐后，从巴黎中部去迪士尼乐园，在那儿过一整天，尽兴地玩，然后回来。在孩子和保姆睡下后洗一个澡，再出去美餐一顿，放松一下心情。

这给人的第一个反应便是：那将是非常忙乱的一天。因为他们把所有活动串联在一起，好像有很多事情要做。这个故事告诉我们事情总得有一个先后顺序。很多人要么没有意识到这一点，要么即使意识到了，也没有理解事情的先后顺序意味着什么。

事情的先后顺序对我们的意义就是：我们没有安排好事情的先后顺序，将一事无成。像下面的会议，我们都不会陌生：会议达成一致意见，每个人都认为问题需要得到解决，并且就下一步采取的措施也达成了统一的意见。然后大家就一个接一个地离开了会议室。但奇怪的是，结果什么事情都没有完成。什么事情都没有完成就是因为没有列出事情的先后顺序，更糟糕的是，由于没有人总结（最理想的是得出书面总结）会议所讨论出的结果，因此每个人各自都形成了一套事情的先后顺序，这无疑使整件事情呈现出一种无序状态。事件的先后顺序还是预测未来的最好方法。简而言之，事件的先后顺序就是我们的计划，更确切地说，合理的先后顺序是一个完美计划的基础。

向政治家学习